例えば、口頭で注意したのに「そんなこと聞いていない」と返される。

業務ルールを伝えたつもりでも、「言ったはず」と「聞いてない」で食い違う。これが後々、退職や訴訟トラブルにまで発展するのです。

だからこそ、ルールや期待は必ず「書面化」して残すことが重要です。

就業規則、誓約書、ルールブックなど、会社を守る仕組みはすでに法律上用意されています。

問題は、それを活かせていない会社が多いことです。

また、書面化は単にリスク回避のためだけではありません。

社員にとっても「会社の考えが見える化されている」ことで安心感につながります。
曖昧さがなくなり、公平性を感じられるようになります。

「うちは人数が少ないから口頭で十分」と思っている会社ほど、トラブルが発生しやすいのです。
少人数だからこそ、一人の行動が組織に与える影響が大きく、誤解や不満が広がりやすいからです。

ご依頼ありがとうございます。

今回の原稿内容に基づき、「口頭のルール」から「書面化されたルール」へ移行することの重要性を、従業員10〜50人規模の40代以上の中小企業経営者の方々へ向け、SEOと専門性を意識したコラムを作成します。

中小企業経営者が気づきにくい「口頭ルール」が抱える危険性

「うちは人数が少ないから、細かいことは口頭で十分伝わる」「家族経営のようなものだから、堅苦しい書面は不要だ」。

しかし、これが後々、会社の経営を揺るがすほどの深刻なトラブルに発展する最大の要因となることがあります。

口頭での注意や業務ルール伝達は、その場ではスムーズに済むように見えますが、時間が経つにつれて「言ったはず」「聞いていない」という記憶の食い違いが生じます。

口頭ルールによるトラブルの発生プロセス

経営陣の「善意」が、書面化されていないことによって「恣意的な運用」と受け取られかねません。

会社が従業員を守り、同時に経営陣を守るためにも、ルールや期待を必ず「書面化」し、客観的な記録として残すことが、現代の経営において必須のリスクマネジメントなのです。

書面化が会社を守り、従業員に安心感を与える二重の盾となる理由

書面化がもたらすメリット

対象	メリット	詳細
会社（経営者）	法的リスクからの防御	就業規則、誓約書などは法的な証拠となり、労基署調査や裁判で会社側の主張を裏付ける決定的な根拠となる。
	組織の統制力向上	曖昧な運用がなくなり、すべての社員に一貫したルールを適用できるため、組織全体の規律と生産性が向上する。
従業員（社員）	安心感と公平性の確保	会社の考えや評価基準が「見える化」されることで、「自分だけ不利な扱いをされていないか」という不安がなくなり、安心感が生まれる。
	目標の明確化	業務ルールや懲戒規定が明確なため、社員は何をして良く、何をすべきでないかが理解しやすく、自律的な行動を促す。

特に、中小企業では「社長の顔色」でルールが変わると感じられやすく、それが不満の温床になります。

書面化により、ルール運用に「公平性」が確保されれば、従業員は会社への信頼を高め、業務に集中できるようになります。

労働基準法をはじめとする法律では、就業規則の作成・届出や労働条件の明示など、会社を守るための仕組み（書面化の仕組み）がすでに用意されています。

問題は、この仕組みを形式的に作成するだけで、貴社の実態に即した運用可能なルールとして活かせていない会社が非常に多いということです。

就業規則は、単に法律をコピペしたものではなく、「会社の憲法」として機能させることで、初めてその価値を発揮します。

経営基盤を盤石にする「ルールブック」活用の３つの仕組み

会社を守る仕組みを整えるためには、就業規則を基盤としつつ、それらを補完する複数の「書面化ツール」を組み合わせることが重要です。

1. 会社の基本ルールを定める「就業規則」

すべての労働条件や服務規律を網羅する基本ルールです。

労使トラブルを防ぐために、懲戒規定やハラスメント規定などを具体的に明記し、運用実態とズレがないか定期的に点検することが不可欠です。

【公的機関からの引用：義務化の原則】

労働基準法第89条により、常時10人以上の労働者を使用する使用者は、就業規則を作成し、労働基準監督署に届け出なければなりません。10人未満の企業においても、作成・周知はトラブル防止の観点から強く推奨されます。

2. 個別の約束を交わす「誓約書・労働契約書」

個別の約束を交わす「誓約書・労働契約書」

3. 日常業務の基準を示す「個別ルールブック・マニュアル」

少人数だからこそ、「あの人は特別」という例外的な運用が目に付きやすいものです。

これらの書面を整備し、すべての従業員に周知徹底することで、「誰もが同じルールで働く」という公平な基盤が確立され、従業員の納得感とモチベーション向上につながります。

「就業規則があるから大丈夫」ではなく、「規則が会社の現状と未来に合っているか」を点検し、実態に合わせて誓約書や通知書と整合性を取って運用することが、40代以上の経営者様が目指す盤石な経営基盤を築く鍵となります。

石井 隆介のセミナー実績